Product
Van mail tot betaalde factuur, in één werkplek
werkbrd leest je zakelijke mail, maakt er concepten van en regelt daarna de rest: offerte, order, werkbon, factuur en betaling. Jij houdt het overzicht en keurt goed.
Inbox en AI
Je mailbox leest zichzelf
werkbrd herkent wat er binnenkomt: een order, een offerteaanvraag, een akkoord, een vraag of iets anders. Orders en aanvragen worden een concept, met per veld hoe zeker werkbrd is.
- Leest de mail zelf én de bijlagen: PDF, Excel, CSV en foto's van een bon of handgeschreven lijst.
- Herkent de klant aan het afzenderdomein en de artikelen aan artikelcode, naam en aliassen uit jouw catalogus.
- Toont per veld een zekerheidsscore en de bron. Twijfel is amber of rood, zodat je weet waar je moet kijken.
- Leert van je correcties: een aangepast artikel wordt een alias, zodat het de volgende keer meteen klopt.
- Schrijft een concept-antwoord bij een vraag of onduidelijke aanvraag. Versturen doe je zelf.
- Behandelt elke mail als onbetrouwbare invoer. Staan er instructies aan een AI in, dan gaat de mail altijd naar review.
Voor het lezen van mail gebruikt werkbrd een taalmodel van OpenAI of Anthropic. We sturen alleen mee wat nodig is voor die ene mail, nooit gegevens van andere klanten.
Offertes
Een offerte in de tijd van één klik
Een offerteaanvraag wordt een concept-offerte met jouw prijzen. Jij controleert, verstuurt vanuit je eigen mailbox en ziet wanneer de klant hem bekijkt en accepteert.
- Prijslijsten, staffelprijzen en klantkortingen worden automatisch toegepast.
- Optionele regels die de klant zelf aanvinkt, en een geldigheidsdatum met herinnering vlak voor het verlopen.
- Nieuwe versie nodig? werkbrd bewaart elke versie en markeert de oude als vervangen.
- Als PDF in jouw huisstijl, verstuurd vanaf je eigen adres, met een link naar het klantportaal.
- Geaccepteerd in het portaal? Dan staat de order direct klaar.
Orders
Orders die niet meer tussen twee mails verdwijnen
Elke order heeft een duidelijke status, van nieuw tot afgerond, met de mails, documenten en wijzigingen op één tijdlijn.
- Statusflow: nieuw, bevestigd, in productie, verzonden, gefactureerd en afgerond.
- Orderbevestiging met PDF, automatisch bij bevestigen als je dat wilt.
- Deelleveringen registreren en per order toewijzen aan iemand op de werkvloer.
- Vervolgmails van de klant komen vanzelf bij de juiste order terecht.
Facturen en betalingen
Facturen die kloppen, en betaald worden
Factureer vanuit een order of offerte. werkbrd controleert de wettelijke gegevens voordat een factuur de deur uitgaat en volgt de betaling daarna voor je op.
- Doorlopende nummering zonder gaten en alle btw-situaties: 21%, 9%, 0%, vrijgesteld, verlegd en intracommunautair.
- Verplichte factuurgegevens worden gecontroleerd vóór verzenden. Een verstuurde factuur is onveranderlijk; corrigeren gaat met een creditnota.
- Bij elke factuur een UBL 2.1-bestand volgens de Nederlandse e-factuurstandaard.
- iDEAL-betaallink via Mollie in de factuurmail en het klantportaal.
- Herinnering, tweede herinnering en aanmaning volgens jouw schema, gepauzeerd zodra de klant een vraag over de factuur stelt.
- Verstuurde facturen en PDF's worden zeven jaar bewaard, zoals de wet vraagt.
Klantportaal
Je klant accepteert en betaalt zonder account
Elke offerte en factuur heeft een eigen, beveiligde link. Je klant opent hem op telefoon of laptop en regelt het in een paar tikken.
- Offerte bekijken, optionele regels aanvinken en accepteren met naam.
- werkbrd legt vast wie wanneer welke versie accepteerde.
- Factuur bekijken en direct betalen met iDEAL.
- Documenten downloaden als PDF, zonder in te loggen.
Werkvloer en werkbonnen
De werkvloer weet direct wat er moet gebeuren
Een bevestigde order wordt een werkbon voor de mensen die maken, picken, monteren of leveren. Zij werken vanaf hun telefoon, zonder prijzen of omzet te zien.
- Aparte rol Werkvloer: werkbonnen zien en bijwerken, verder niets. Werkvloer-gebruikers zijn gratis.
- Pushmelding bij een nieuwe werkbon, een wijziging of een leverdatum die eraan komt.
- Werkbon oppakken, status bijwerken en leveringen per regel afmelden.
- Terugmelden met een notitie of foto, die het kantoor direct bij de order ziet.
- Toewijzen aan één persoon, of open laten voor wie hem als eerste oppakt.
Offertewidget
Aanvragen van je eigen website, direct in werkbrd
Zet met één regel code een offerteknop op je website. Bezoekers doorlopen een paar korte stappen en hun aanvraag komt als concept in je inbox.
- Stel zelf de keuzes, vragen en je eigen kleur in.
- Werkt alleen op de websites die jij toestaat.
- Vrije tekst wordt uitgelezen tot artikelen en aantallen, net als een mail.
- Bekende bedrijven worden herkend en aan de juiste klant gekoppeld.
Koppelingen
Werkt met wat je al gebruikt
werkbrd vervangt je boekhoudpakket niet, maar sluit erop aan. En het werkt met de mailbox en bank die je al hebt.
Mailbox
Gmail en Google Workspace, Microsoft 365 en elke andere mailbox via IMAP.
Mollie
iDEAL-betaallinks in factuur en portaal; betalingen worden automatisch verwerkt.
Peppol en UBL
Elke factuur als UBL 2.1 volgens Peppol BIS Billing 3.0, klaar voor verzending via het Peppol-netwerk.
Bank
Importeer een bankafschrift (CAMT.053 of MT940). Betalingen worden gekoppeld aan de juiste factuur.
Boekhouding
Exporteer een journaalpost-CSV of de UBL-bestanden voor je boekhouder of boekhoudpakket.
Pushmeldingen
Installeer werkbrd als app op telefoon of computer en krijg een melding bij nieuw werk.
Veiligheid
Zakelijke gegevens verdienen zakelijke beveiliging
- Gehost op onze eigen server in Nederland.
- Wachtwoorden en koppelingen met je mailbox worden versleuteld opgeslagen.
- Tweestapsverificatie en rollen per medewerker: eigenaar, beheerder, verkoop, financieel, meekijker en werkvloer.
- Een auditlog dat vastlegt wie wat deed, ook wat werkbrd zelf voorstelde.
Klaar wanneer jij bent
Probeer werkbrd een week gratis
Koppel je mailbox, stuur een order door en zie wat werkbrd ervan maakt. Geen betaalgegevens nodig om te starten.