1. Definities
In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen de betekenis die hieronder staat.
- werkbrd: de onderneming die de Dienst aanbiedt, met de bedrijfsgegevens zoals vermeld op deze pagina.
- Klant: de rechtspersoon, of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die een Overeenkomst met werkbrd aangaat.
- Dienst: de online software werkbrd, bereikbaar via de website, de app, het klantportaal, de offertewidget en eventuele koppelingen en API's, inclusief de bijbehorende documentatie en ondersteuning.
- Account: de omgeving van Klant binnen de Dienst.
- Gebruiker: een natuurlijke persoon die door of namens Klant toegang heeft tot het Account, ongeacht zijn rol.
- Klantgegevens: alle gegevens die Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden of via gekoppelde mailboxen en koppelingen laten verwerken, en alle gegevens die de Dienst daaruit afleidt.
- Proefperiode: de kosteloze periode van zeven dagen waarin Klant de Dienst kan uitproberen.
- Abonnement: het betaalde pakket dat Klant afneemt, met de bijbehorende limieten.
- AI-order: een bericht dat de Dienst met behulp van een taalmodel omzet in een concept-order of concept-offerte.
- Overeenkomst: de afspraken tussen werkbrd en Klant over het gebruik van de Dienst, waarvan deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst deel uitmaken.
- Schriftelijk: per brief of per e-mail, of via een functie in de Dienst die daarvoor bedoeld is.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van werkbrd, op elke Overeenkomst en op elk gebruik van de Dienst.
De Dienst is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Door een Account aan te maken verklaart Klant dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en geen consument is.
Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van Klant zijn niet van toepassing, ook niet als Klant daarnaar verwijst.
Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als werkbrd en Klant die Schriftelijk hebben afgesproken.
Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling ligt.
3. Totstandkoming en Account
De Overeenkomst komt tot stand zodra Klant een Account aanmaakt of, als dat eerder is, zodra werkbrd een aanvraag van Klant Schriftelijk bevestigt.
Wie een Account aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn om Klant te vertegenwoordigen. Klant zorgt dat de gegevens die hij opgeeft juist en volledig zijn en houdt ze actueel.
Klant bepaalt wie als Gebruiker toegang krijgt en met welke rol. Klant is verantwoordelijk voor alles wat er binnen het Account gebeurt en voor het geheimhouden van inloggegevens. We raden aan tweestapsverificatie in te schakelen.
Vermoedt Klant dat iemand onbevoegd toegang heeft tot het Account, dan meldt hij dat direct aan werkbrd en neemt hij zelf de maatregelen die binnen zijn bereik liggen, zoals het wijzigen van wachtwoorden en het intrekken van toegang.
werkbrd mag een aanvraag of registratie zonder opgave van redenen weigeren.
4. Proefperiode
Een nieuwe Klant kan de Dienst gedurende zeven dagen kosteloos gebruiken. Daarvoor hoeft Klant geen betaalgegevens op te geven.
De Proefperiode eindigt automatisch na zeven dagen. Er ontstaat alleen een betaald Abonnement als Klant daar uitdrukkelijk voor kiest.
Tijdens de Proefperiode wordt de Dienst geleverd zoals hij is. werkbrd geeft in die periode geen toezeggingen over beschikbaarheid en mag de Proefperiode op elk moment beëindigen, bijvoorbeeld bij misbruik.
Sluit Klant na de Proefperiode geen Abonnement af, dan blijven de Klantgegevens nog dertig dagen bewaard, zodat Klant alsnog een Abonnement kan afsluiten of zijn gegevens kan exporteren. Daarna verwijdert werkbrd de Klantgegevens, met uitzondering van gegevens die volgens artikel 16 langer bewaard worden.
5. Abonnement, prijzen en gebruik
Klant neemt de Dienst af op basis van het gekozen Abonnement. De inhoud en limieten van elk pakket, zoals het aantal gekoppelde mailboxen, Gebruikers en AI-orders per maand, staan op de website of in de Dienst op het moment dat Klant het Abonnement afsluit.
Gebruikers met de rol Werkvloer tellen niet mee voor het aantal Gebruikers in het Abonnement.
Alleen AI-orders tellen mee voor het maandelijkse aantal. Berichten die de Dienst alleen sorteert of labelt, tellen niet mee.
Overschrijdt Klant in een maand het aantal AI-orders van zijn Abonnement, dan blijft de Dienst werken. Is er in drie opeenvolgende maanden sprake van een overschrijding, dan mag werkbrd na overleg met Klant een passend Abonnement voorstellen. Een hoger tarief gaat op zijn vroegst dertig dagen na die aankondiging in; Klant mag het Abonnement opzeggen tegen de datum waarop het nieuwe tarief ingaat.
Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
werkbrd mag prijzen wijzigen. Een prijsverhoging wordt ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum Schriftelijk aangekondigd. Klant mag het Abonnement dan opzeggen tegen de ingangsdatum van de nieuwe prijs.
6. Facturering en betaling
De vergoeding voor het Abonnement wordt per maand vooruit in rekening gebracht, tenzij Schriftelijk anders is afgesproken.
Betaling verloopt via de betaalmethoden die werkbrd aanbiedt, bijvoorbeeld via betaaldienstverlener Mollie. Een factuur die niet automatisch wordt voldaan, betaalt Klant binnen veertien dagen na de factuurdatum.
Betaalt Klant niet op tijd, dan stuurt werkbrd een herinnering met een nieuwe betaaltermijn van veertien dagen. Is er na die termijn nog niet betaald, dan is Klant zonder verdere ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek) en de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
Zolang Klant in verzuim is, mag werkbrd de toegang tot de Dienst beperken of opschorten, na dat ten minste zeven dagen van tevoren Schriftelijk te hebben aangekondigd. Klantgegevens blijven in die periode bewaard.
Klant mag bedragen die hij aan werkbrd verschuldigd is niet verrekenen met bedragen die werkbrd hem verschuldigd zou zijn, en mag zijn betaling niet opschorten, tenzij de wet dat dwingend toestaat.
Bezwaar tegen een factuur maakt Klant binnen dertig dagen na de factuurdatum Schriftelijk kenbaar. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste deel niet op.
7. Gebruik van de Dienst
Klant gebruikt de Dienst op een manier die in overeenstemming is met de wet, deze voorwaarden en de redelijke aanwijzingen van werkbrd. Klant staat ervoor in dat zijn Gebruikers dat ook doen.
Het is in ieder geval niet toegestaan om:
- via de Dienst ongevraagde commerciële berichten (spam) of onrechtmatige inhoud te versturen;
- de beveiliging van de Dienst te omzeilen of te testen zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van werkbrd;
- de Dienst te decompileren, te reverse-engineeren of na te bouwen, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat;
- de Dienst zo intensief te gebruiken of geautomatiseerd te bevragen dat de werking voor anderen wordt verstoord;
- toegang tot de Dienst door te verkopen of aan derden ter beschikking te stellen buiten de eigen organisatie.
Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is om de mailboxen en andere bronnen die hij koppelt aan de Dienst te laten verwerken, en dat hij de betrokkenen daarover informeert waar de wet dat vereist.
Klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud van de offertes, orderbevestigingen, facturen en andere berichten die hij met de Dienst verstuurt, en voor het nakomen van zijn eigen fiscale en administratieve verplichtingen. De Dienst ondersteunt daarbij, maar vervangt geen accountant of fiscaal adviseur.
Handelt Klant in strijd met dit artikel, dan mag werkbrd de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk blokkeren. Waar dat redelijkerwijs kan, waarschuwt werkbrd Klant eerst.
8. AI-functies
De Dienst gebruikt taalmodellen van derden, zoals die van OpenAI of Anthropic, om berichten te lezen, te classificeren en er concepten van te maken. Welk model wordt gebruikt, kan per periode verschillen.
Een taalmodel kan fouten maken. Concepten, voorgestelde antwoorden en zekerheidsscores zijn hulpmiddelen en geen garantie dat de inhoud juist of volledig is. Klant controleert een concept voordat hij het gebruikt of verstuurt.
Stelt Klant regels in waarmee concepten zonder tussenkomst van een Gebruiker worden goedgekeurd of verwerkt, zoals auto-approve, dan doet hij dat op eigen verantwoordelijkheid. werkbrd voert zulke regels uit zoals Klant ze heeft ingesteld.
werkbrd stuurt een taalmodel alleen de gegevens die nodig zijn voor het verwerken van het betreffende bericht, en nooit gegevens van andere klanten. werkbrd gebruikt Klantgegevens niet om eigen modellen te trainen en kiest aanbieders die volgens hun zakelijke voorwaarden gegevens uit hun API niet gebruiken om modellen te trainen.
Inhoud van berichten wordt door de Dienst als onbetrouwbare invoer behandeld. Instructies die in een bericht staan, worden niet uitgevoerd.
9. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning
werkbrd spant zich in om de Dienst goed beschikbaar en goed werkend te houden, maar garandeert niet dat de Dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
Gepland onderhoud voert werkbrd zoveel mogelijk uit op momenten met weinig gebruik en kondigt het vooraf aan als het naar verwachting tot merkbare onderbreking leidt. Dringend onderhoud, bijvoorbeeld om een beveiligingsprobleem op te lossen, kan zonder aankondiging plaatsvinden.
werkbrd mag de Dienst aanpassen en verbeteren. Leidt een wijziging tot een wezenlijke vermindering van functionaliteit waarop Klant aantoonbaar vertrouwt, dan kondigt werkbrd die ten minste dertig dagen vooraf aan en mag Klant het Abonnement opzeggen tegen de datum van de wijziging.
De Dienst werkt samen met diensten van derden, zoals de mailprovider van Klant, betaaldienstverleners, aanbieders van taalmodellen en eventuele e-factuurnetwerken. werkbrd is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid of werking van die diensten.
werkbrd biedt ondersteuning per e-mail op werkdagen. werkbrd beantwoordt vragen zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.
10. Klantgegevens
Klantgegevens blijven van Klant. werkbrd verkrijgt geen eigendom van Klantgegevens.
Klant geeft werkbrd toestemming om Klantgegevens te verwerken voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. werkbrd gebruikt Klantgegevens niet voor andere doeleinden en verkoopt ze niet.
werkbrd mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Dienst, die niet tot Klant of personen herleidbaar zijn, gebruiken om de Dienst te verbeteren.
Klant kan zijn Klantgegevens tijdens de looptijd van de Overeenkomst exporteren met de exportfuncties van de Dienst.
werkbrd neemt passende technische en organisatorische maatregelen om Klantgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, en maakt regelmatig back-ups. Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens die hij wettelijk moet bewaren, voor zover die niet op grond van artikel 16 door werkbrd worden bewaard.
11. Persoonsgegevens
Voor zover Klantgegevens persoonsgegevens bevatten, is Klant de verwerkingsverantwoordelijke en werkbrd de verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Op die verwerking is de verwerkersovereenkomst van werkbrd van toepassing, die deel uitmaakt van de Overeenkomst. Daarin staan onder meer de beveiligingsmaatregelen, de inzet van subverwerkers en de afspraken over datalekken.
Voor persoonsgegevens die werkbrd voor zichzelf verwerkt, zoals gegevens van Gebruikers voor het beheer van het Account en de facturering, is werkbrd zelf verwerkingsverantwoordelijke. Hoe werkbrd daarmee omgaat, staat in de privacyverklaring.
12. Intellectueel eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, waaronder de software, het ontwerp, de teksten en de documentatie, berusten bij werkbrd of haar licentiegevers.
Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst binnen zijn eigen organisatie te gebruiken, in overeenstemming met deze voorwaarden.
Suggesties en feedback die Klant over de Dienst geeft, mag werkbrd vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder dat daar een vergoeding tegenover staat.
13. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van werkbrd voor een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot ten hoogste het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan werkbrd heeft betaald voor de Dienst, exclusief btw. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
Tijdens de Proefperiode is de aansprakelijkheid van werkbrd, met inachtneming van het laatste lid van dit artikel, uitgesloten.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
- redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen;
- redelijke kosten om de gebrekkige prestatie van werkbrd alsnog aan de Overeenkomst te laten beantwoorden;
- redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken, voor zover Klant aantoont dat die kosten tot beperking van directe schade hebben geleid.
werkbrd is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, reputatieschade, boetes en schade door verlies of beschadiging van gegevens voor zover die met redelijke eigen voorzorgsmaatregelen van Klant beperkt had kunnen worden.
werkbrd is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het gebruik van een concept, antwoord of andere uitkomst van de AI-functies die Klant niet heeft gecontroleerd, of van regels die Klant zelf heeft ingesteld.
Een vordering tot schadevergoeding vervalt als Klant de schade niet binnen twaalf maanden nadat hij ermee bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn, Schriftelijk bij werkbrd heeft gemeld.
De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van werkbrd.
14. Overmacht
werkbrd is niet gehouden tot het nakomen van een verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht valt ook een storing of tekortkoming bij toeleveranciers, hosting- of netwerkaanbieders en aanbieders van diensten van derden, een storing in de energievoorziening of het internet, een cyberaanval en een maatregel van overheidswege.
Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst Schriftelijk beëindigen, zonder dat een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.
15. Looptijd en opzegging
Een Abonnement wordt aangegaan voor een periode van een maand en wordt daarna steeds stilzwijgend verlengd met een maand.
Klant kan het Abonnement op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende maand, via de Dienst of Schriftelijk. Reeds betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald, tenzij deze voorwaarden anders bepalen.
werkbrd kan het Abonnement Schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden.
Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk beëindigen als de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar onderneming beëindigt, of als de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en die tekortkoming niet binnen dertig dagen na een Schriftelijke ingebrekestelling heeft hersteld.
16. Gevolgen van het einde van de Overeenkomst
Na het einde van de Overeenkomst eindigt de toegang tot de Dienst. Klant kan tot dertig dagen na het einde op verzoek een export van zijn Klantgegevens krijgen.
Verstuurde facturen, creditnota's, geregistreerde betalingen en de verstuurde documenten bewaart werkbrd in opdracht van Klant tot het einde van de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar, afgeschermd van ander gebruik. Klant kan die gegevens in die periode opvragen.
Overige Klantgegevens verwijdert of anonimiseert werkbrd binnen zestig dagen na het einde van de Overeenkomst. Kopieën in back-ups verdwijnen volgens de gebruikelijke rotatie van die back-ups.
Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde van de Overeenkomst te blijven gelden, zoals die over aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en toepasselijk recht, blijven van kracht.
17. Wijziging van deze voorwaarden
werkbrd mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum Schriftelijk of in de Dienst aangekondigd.
Gaat Klant niet akkoord met een wezenlijke wijziging, dan mag hij het Abonnement opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging. Wijzigingen van ondergeschikte aard en wijzigingen die de wet vereist, kunnen op elk moment ingaan.
18. Toepasselijk recht en geschillen
Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan worden geschillen uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar werkbrd is gevestigd.